Fonctionnalités
Fonctionnalités
NamaCor couvre toute la boucle de l'entrepreneur général, de la soumission à la facture payée, et remet chaque étape à Xero correctement codée. Voici ce qu'il y a dans la boîte.
Vendre
Soumissions, ordres de changement et approbation du client
La soumission acceptée est le budget. Tout ce qui suit est un ordre de changement numéroté. Le client approuve en ligne et le bureau est avisé.
Des soumissions détaillées à partir d'un catalogue
Montez vos soumissions à partir de votre catalogue de prix et de vos gabarits, ou créez une soumission depuis un gabarit. Les soumissions sont numérotées à la création (S-2026-0001), rendues en PDF et envoyées depuis l'application avec un lien public.
Des ordres de changement numérotés
CO-01, CO-02 par projet. Un ordre de changement accepté révise le budget du projet et le contrat révisé dans Finances, et apparaît dans l'espace client pour approbation.
Des approbations avec une trace
Le client tape son nom, coche qu'il a lu le document, puis approuve ou refuse avec une raison. Nom, date et adresse IP sont conservés. Le bureau reçoit un courriel.
Des documents qui s'ouvrent sans compte
Chaque soumission, ordre de changement ou facture envoyé par courriel porte un lien qui s'ouvre sans connexion, valide 180 jours, prolongé à chaque envoi, révocable. De là, le client demande son accès à l'espace client en un clic.
Acheter
Factures fournisseurs, bons de commande et coûts
Un coût n'existe jamais sans projet. La boîte de réception s'assure que chaque facture est lue, codée et envoyée à Xero avec son reçu.
Des factures lues par l'IA
Les fournisseurs, ou vous, transfèrent les factures à une adresse dédiée, ou déposez des fichiers. Fournisseur, numéro, dates, sous-total, TPS, TVQ, total et lignes sont lus. Le formulaire est prérempli avec le projet et le code de coût suggérés d'après votre codage passé.
Une file pour ce qui n'est pas encore codé
Lu maintenant, codé plus tard. Les documents en attente d'un projet vont dans un onglet dédié où le bureau assigne projet et code de coût en série. Les doublons possibles (même fournisseur et numéro, ou même total à la même date) sont signalés.
Une facture, plusieurs projets
Répartissez un document par montant ou par ligne entre projets et codes de coût. TPS et TVQ sont réparties au prorata. Xero reçoit une seule facture fournisseur avec une ligne par coût, chacune portant son compte et l'option de suivi de son projet.
Des engagements visibles
Émettez un bon de commande à un fournisseur, recevez les factures contre celui-ci, et voyez l'engagement ouvert dans les Finances du projet.
Des coûts marqués pour refacturation
Marquez un coût refacturable avec sa propre majoration. À la facturation, il devient une ligne de déboursé et une ligne de majoration, codées aux bons comptes de revenus, avec le reçu joint à la facture.
Travailler
Feuilles de temps, journal de chantier, échéancier et planification
L'application terrain est simple à dessein. Les heures sont approuvées une fois, coûtées une fois, et envoyées à Xero Projects une fois.
Des entrées au quart d'heure, approuvées une fois
Une entrée par travailleur, projet, code de coût et jour, par pas de 0,25 h. Le bureau approuve; le coût de main-d'œuvre est figé au taux interne du travailleur ce jour-là et l'entrée est poussée vers Xero Projects. Les corrections du propriétaire mettent à jour ou suppriment l'entrée Xero, jamais d'orphelin.
Le journal de chantier
Notes et photos par projet et par jour. Les entrées marquées visibles apparaissent dans l'espace client avec leurs photos.
Un Gantt qu'on glisse
L'échéancier du projet avec des tâches qu'on déplace ou qu'on étire en glissant. Le terrain voit l'échéancier et l'équipe planifiée pour les deux prochaines semaines.
Un tableau hebdomadaire par employé ou par projet
Affectations avec heures prévues ou heure de début, absences (vacances, maladie, formation), alertes de conflit pour les chevauchements et les journées de plus de dix heures, copie de la semaine précédente, impression.
Tâches et fichiers du projet
Des tâches assignées à un membre avec échéance et priorité. Des fichiers de projet par catégorie (plans, permis, contrats, photos, rapports) avec l'option de les partager avec le client.
Continue sans signal
Les heures et les entrées de journal sont conservées sur l'appareil et rejouées au retour du réseau. Les photos attendent le réseau.
Facturer
Une facturation progressive qui égale Xero au cent
Les factures sont numérotées à l'émission, verrouillées une fois émises, et jointes à Xero avec leur PDF et leurs reçus.
Facturation par avancement et par jalon
Facturez un pourcentage du contrat révisé ou un jalon. Les brouillons ne consomment pas de numéro; les factures émises reçoivent F-2026-0001 et sont verrouillées.
Temps et matériaux
Les heures approuvées non facturées sont listées par code de coût au taux de vente du code, modifiable par ligne. Le PDF ajoute une annexe détaillant les heures facturées; les entrées sont marquées facturées et libérées si la facture est annulée.
Les reçus derrière la facture
Les reçus PDF des coûts refacturés sont fusionnés derrière la facture; les images vont en annexe. Xero reçoit le PDF de la facture plus jusqu'à neuf reçus, puis un seul PDF de pièces justificatives fusionné au-delà.
Envoyée depuis l'application
Destinataire prérempli, objet et message dans la langue du client, PDF joint, réponse à votre adresse. Chaque envoi est journalisé sous le document.
Payée, depuis Xero
Payée ou payée en partie, avec la date, lu depuis Xero. Un document payé ne peut plus être modifié ni annulé dans NamaCor; les notes de crédit se font dans Xero.
Savoir
Finances, tableau de bord et piste d'audit
Les chiffres que le propriétaire veut chaque lundi, calculés à partir de ce que l'équipe a fait la semaine dernière.
Les finances par projet
Contrat révisé, coûts à ce jour, facturé, encaissé, marge à ce jour et marge projetée. Budget contre réel par catégorie et par code de coût, trésorerie du projet, graphique de flux mensuel, liste à surveiller.
Vue du portefeuille
Coûts, facturé et marge par projet actif, plus une ligne portefeuille. Factures en retard, brouillons et déboursés non refacturés mis en évidence.
Chaque appel Xero, journalisé
Requête, réponse, statut et durée pour chaque appel. Les tâches échouées se relancent depuis les Paramètres. C'est la piste d'audit du comptable.
Xero
La synchronisation bidirectionnelle, en détail
Intégration directe aux API Xero Accounting et Xero Projects, OAuth 2, une file d'attente avec reprises, et des garde-fous contre l'écriture dans la mauvaise organisation.
Projets et tâches
Quand un projet devient actif, NamaCor crée le projet Xero (et le contact client au besoin), une tâche par code de coût de main-d'œuvre, et une option de suivi au nom du projet. Les changements de nom, de client, d'échéance et de budget sont poussés; la fermeture archive l'option.
Entrées de temps
Les heures approuvées vont dans Xero Projects en minutes sur la bonne tâche, datées à midi, heure de Toronto. Les travailleurs sans compte Xero sont inscrits sous un utilisateur terrain par défaut avec leur nom dans la description.
Factures fournisseurs avec reçus
Brouillon ou approuvée, à votre choix dans les Paramètres, une ligne au sous-total avec les taxes exactes du document, le compte de dépense du code de coût, l'option de suivi du projet, et le reçu joint.
Factures clients avec PDF
Des lignes avec leurs comptes de revenus, des taxes ventilées par ligne pour que les totaux égalent le PDF, le PDF et les reçus joints. Brouillon ou approuvée, à votre choix.
Paiements et paramètres en retour
Statut, montant payé, solde et date de paiement lus à chaque passage du worker (si plus de dix minutes), chaque nuit en totalité, à la demande, et en quasi temps réel par le webhook Xero.
Mappé à votre plan comptable
Catégorie de suivi, codes de TPS et de TVQ pour les ventes et les achats, codes exonérés, compte de revenus par défaut, codes de coût vers comptes de dépense, éléments de vente vers comptes de revenus. Les codes de compte sont vérifiés avant chaque envoi.
Plateforme
Rôles, sécurité et langues
Conçu pour qu'un utilisateur terrain ne voie jamais d'argent, et pour que votre comptable puisse faire confiance à chaque écriture.
Propriétaire, bureau, terrain
Le propriétaire fait tout, y compris les utilisateurs, Xero et les taux internes. Le bureau gère clients, projets, soumissions, coûts, factures, échéancier et approbations. Le terrain voit ses projets, ses heures, le journal et l'échéancier.
Sécurité au niveau des lignes partout
Chaque table est protégée par une sécurité au niveau des lignes. Les taux internes et les coûts de main-d'œuvre figés vivent dans des tables que le terrain ne peut jamais lire. Les jetons Xero sont chiffrés.
Liens magiques et invitations
Connexion par lien courriel ou mot de passe. Les membres de l'équipe et les clients sont invités par courriel; les liens sont à usage unique et survivent aux analyseurs de liens des entreprises.
Français et anglais
Interface par utilisateur, documents et courriels par client. Formats canadiens pour les montants et les dates.
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