NamaCor a été conçu autour d'une idée : la remise comptable est le produit. Tout ce qu'un entrepreneur fait dans l'application doit se terminer en écriture correctement codée dans Xero, sans que personne ne la ressaisisse, et les paiements enregistrés dans Xero doivent revenir pour que la vue du projet soit vraie. Ce guide explique exactement ce qui bouge, dans quel sens, et quand.
Ce qui part de NamaCor vers Xero
| Événement dans NamaCor | Ce que Xero reçoit |
|---|---|
| Le projet passe à soumis ou actif | Un projet Xero (le contact client est créé au besoin), une option de suivi au nom du projet, et une tâche par code de coût de main-d'œuvre, au taux configuré |
| Le nom, le client, l'échéance ou le budget changent | Le projet Xero est mis à jour (budget avant taxes, échéance à midi, heure de Toronto) |
| Projet fermé, annulé ou réactivé | Le projet Xero est fermé ou rouvert; l'option de suivi est archivée ou réactivée |
| Heure approuvée | Une entrée de temps en minutes sur la bonne tâche et la bonne date; une correction du propriétaire la met à jour; une désapprobation la supprime |
| Coût envoyé | Une facture fournisseur, brouillon ou approuvée selon votre réglage, une ligne au sous-total avec les taxes exactes du document, codée au compte de dépense du code de coût et à l'option de suivi du projet, reçu joint |
| Facture émise | Une facture client, brouillon ou approuvée selon votre réglage, des lignes avec comptes de revenus, des taxes ventilées par ligne pour égaler le PDF, le PDF et les reçus joints |
| Facture annulée | Supprimée si elle était encore un brouillon Xero, annulée sinon; refusée si un paiement existe |
Ce qui revient de Xero
- Le statut, le montant payé, le solde et la date de paiement complet des factures clients et fournisseurs. NamaCor affiche un badge payée ou payée en partie avec la date.
- Le plan comptable, les taux de taxe, les catégories de suivi et les utilisateurs Xero Projects, lus à la connexion et utilisés pour remplir les listes des paramètres.
- Un verrou « payé » : dès qu'un document a un paiement dans Xero, NamaCor refuse de le modifier, de le supprimer ou de l'annuler. La règle vit dans la base de données, donc aucun écran ne peut la contourner. Les notes de crédit se font dans Xero.
Quand ça se passe
Chaque action serveur dans NamaCor met une tâche en file. La file est vidée tout de suite après l'action et toutes les cinq minutes par une exécution planifiée, donc une facture envoyée depuis la boîte de réception est habituellement dans Xero en quelques secondes. Le statut de paiement est relu à chaque passage du worker si la dernière lecture date de plus de dix minutes, en totalité chaque nuit, à la demande par le bouton d'actualisation d'un document, et en quasi temps réel par le webhook Xero une fois enregistré.
Garde-fous
- Confirmation du propriétaire : une nouvelle connexion Xero est enregistrée en attente. Tant que le propriétaire n'a pas confirmé l'organisation affichée (nom, code court, démo ou non, Projects disponible), la file ne remet rien au worker.
- Liste blanche : les organisations dans lesquelles NamaCor peut écrire peuvent être restreintes à une liste. Tout le reste est refusé et son jeton révoqué sur-le-champ.
- Identifiants liés à l'organisation : les identifiants Xero des projets, tâches, contacts et documents sont liés à l'organisation où ils ont été créés. Confirmer une autre organisation les efface et remet en file la création des projets; rien n'est jamais mis à jour en travers de deux organisations.
- Comptes vérifiés : avant d'envoyer une facture, chaque code de compte est vérifié contre votre plan. Xero acceptait auparavant le document en retirant silencieusement le compte inconnu.
- Reprises et journal : trois essais avec recul exponentiel, limites de débit respectées, chaque requête et réponse journalisée avec sa durée. Les tâches échouées sont listées dans les Paramètres et peuvent être relancées.
Une limite connue qui vaut la peine d'être comprise
L'API Xero Projects ne permet pas d'attacher une facture fournisseur à un projet Xero. Les coûts de fournisseurs et de sous-traitants sont donc ventilés par la catégorie de suivi (pour les rapports du grand livre), tandis que la main-d'œuvre vit dans Xero Projects. La rentabilité affichée dans Xero Projects exclut donc les factures fournisseurs. L'onglet Finances de NamaCor est la seule vue qui combine budget, fournisseurs, main-d'œuvre, écart et heures. Xero limite aussi une catégorie de suivi à cent options actives; les options des projets fermés sont archivées automatiquement.