Une nouvelle entreprise NamaCor se met en place en un après-midi, et la plus grande partie de ce temps sert à décider comment vous voulez coder vos coûts. Voici l'ordre qui fonctionne.
1. Connecter Xero
Dans les Paramètres, cliquez Connecter Xero et autorisez l'organisation. Si vous voulez essayer d'abord, autorisez la société de démonstration de Xero avec Xero Projects activé. NamaCor lit vos taux de taxe, votre plan comptable, vos catégories de suivi et vos utilisateurs Projects, et vous avertit si le forfait n'inclut pas Xero Projects (les factures fonctionnent quand même; les heures exigent Projects).
Le propriétaire confirme ensuite l'organisation sur la carte qui apparaît. Rien ne se synchronise avant ce clic.
2. Mapper les paramètres
- Choisissez ou créez la catégorie de suivi nommée Projet. Chaque projet reçoit une option, utilisée pour ventiler les factures dans les rapports du grand livre.
- Choisissez les codes de TPS et de TVQ pour les ventes et les achats, et les codes exonérés.
- Définissez le compte de revenus par défaut et le mode de publication des factures : brouillon pour commencer, approuvée quand vous faites confiance.
- Choisissez quand le projet Xero est créé (à la soumission ou quand le projet devient actif).
- Créez dans Xero un utilisateur nommé Terrain et sélectionnez-le comme utilisateur Xero par défaut. Les travailleurs sans compte Xero sont inscrits sous lui, avec leur nom dans la description de chaque entrée de temps.
3. Définir vos codes de coût
NamaCor sème la structure d'un entrepreneur général québécois : la main-d'œuvre par rôle (manœuvre, menuisier, chef d'équipe, chargé de projet) comme tâches Xero Projects facturées à l'heure, et les matériaux et la sous-traitance par division MasterFormat, chacun lié à un compte de dépense de votre plan. Modifiez-la pour qu'elle corresponde à votre plan comptable, puis mettez un taux de vente sur les codes de main-d'œuvre si vous facturez en temps et matériaux.
4. Inviter l'équipe
Équipe › Inviter envoie un lien par courriel. Les utilisateurs bureau reçoivent le rôle propriétaire ou bureau; les équipes reçoivent le rôle terrain et sont assignées aux projets, ou simplement planifiées dessus, ce qui donne le même accès. Les utilisateurs terrain n'ont jamais besoin d'un compte Xero.
5. Lancer le premier projet
- Créez le client et le projet; mettez-le actif.
- Montez la soumission depuis le catalogue, envoyez-la, faites-la approuver par le client dans son espace. Le budget est maintenant fixé.
- Les équipes saisissent leurs heures dans Ma semaine; le bureau les approuve le vendredi.
- Transférez la première facture fournisseur à l'adresse de la boîte de réception; codez-la; envoyez-la à Xero.
- Émettez la première facture d'avancement. Vérifiez-la dans Xero : PDF joint, taxes égales au cent.