La boîte de réception existe pour qu'aucune facture fournisseur ne soit jamais saisie à la main et qu'aucune ne soit oubliée dans un camion. Les documents arrivent par courriel ou par glisser-déposer; une personne les code; Xero les reçoit avec le reçu joint.
Faire entrer les documents
Votre entreprise reçoit une adresse d'entrée dédiée. Les fournisseurs, ou vous, y transfèrent factures et reçus; un alias sur votre propre domaine (par exemple factures@votreentreprise.com) peut y rediriger. Les images de signature et les fichiers minuscules sont ignorés, et un courriel livré deux fois n'est pas dédoublé. Vous pouvez aussi déposer des PDF et des photos directement dans la boîte.
Ce qui est lu
Chaque PDF ou photo est lu par un modèle d'IA avec une sortie structurée : fournisseur, numéro de facture, dates, sous-total, TPS, TVQ, total, lignes, et des indices sur le projet. NamaCor préremplit ensuite le formulaire dans cet ordre : le projet suggéré par le document, sinon le couple projet et code de coût que vous avez utilisé le plus souvent pour ce fournisseur, sinon le seul projet actif s'il n'y en a qu'un.
Coder
- L'écran de révision montre le document à côté du formulaire prérempli. Créer le coût copie le fichier comme reçu du coût.
- Plus tard met le document de côté dans un onglet de documents lus sans projet, où le bureau assigne projet et code de coût en série. Un coût n'existe jamais sans projet.
- Un bandeau liste les doublons possibles : même fournisseur et numéro de facture, ou même total à la même date.
- Répartissez entre projets par montant ou par ligne; les taxes sont réparties au prorata.
Partir vers Xero
Selon votre réglage, les coûts codés par le bureau sont mis en file pour Xero automatiquement, tous les coûts le sont, ou vous les envoyez à la main avec Envoyer à Xero, un par un ou tous les non synchronisés d'un coup. Xero reçoit une facture fournisseur, brouillon ou approuvée, avec le compte, l'option de suivi et le reçu. Une fois créée, un lien l'ouvre dans Xero, et son statut de paiement revient dans NamaCor.