La facturation en construction est une chaîne : une soumission est acceptée, les changements de portée s'ajoutent en ordres de changement, et les factures puisent dans le contrat révisé. NamaCor garde la chaîne intacte et remet chaque maillon à Xero.
La soumission est le budget
Un projet a une seule soumission acceptée. L'accepter verrouille ses lignes et fixe le budget du projet par code de coût. Les soumissions sont numérotées à la création et rendues en PDF; le client approuve dans son espace ou depuis le lien public du courriel.
Ordres de changement
Chaque projet numérote ses propres ordres de changement, CO-01, CO-02. Un ordre de changement accepté révise le budget et le contrat révisé dans les Finances, et est listé dans l'espace client avec sa carte d'approbation tant qu'il est en attente.
Trois façons de facturer
- Avancement ou jalon : facturez un pourcentage du contrat révisé ou un montant de jalon.
- Temps et matériaux : les heures approuvées non facturées sont listées par code de coût au taux de vente, modifiable par ligne. Le PDF ajoute une annexe avec les heures facturées.
- Coûts refacturés : les coûts marqués refacturables deviennent une ligne de déboursé et une ligne de majoration; leurs reçus sont fusionnés derrière le PDF de la facture et joints dans Xero.
Numéros et verrous
- Les brouillons ne consomment pas de numéro. Une facture émise reçoit le prochain numéro (F-2026-0001), qui redémarre chaque janvier et n'est jamais réutilisé.
- Une facture émise est verrouillée. Elle ne peut être annulée que si aucun paiement n'existe dans Xero; les heures et les coûts qu'elle portait sont alors libérés pour une nouvelle facture.
- Dès que Xero enregistre un paiement, même partiel, la facture ne peut plus être modifiée ni annulée dans NamaCor. Les notes de crédit se traitent dans Xero.
Ce que le client voit
Les factures avec leur PDF et un statut payée, payée en partie ou à payer lu depuis Xero, la soumission, les ordres de changement et la valeur du contrat, le facturé et le payé à ce jour. Chaque document envoyé par courriel s'ouvre aussi depuis un lien public sans compte.